Liebe Unternehmensgestalter, Produktivitäts-Jäger, Macher und Umsetzer!
Danke für den Impuls zu diesem Newsletter an einen unserer geschätzten Kunden. Tatsächlich durften wir einen Kunden gerade in der Umstellung des ERP-Systems begleiten. Vor wenigen Tagen haben wir das Projekt mit einem Lessons Learned Workshop erfolgreich abgeschlossen. „Was wir hier erarbeitet haben, ist sicherlich auch für andere interessant!“ So ein Feedback aus der Runde.
Die Umstellung oder Neueinführung eines ERP-Systems ist für jedes Unternehmen eine große Herausforderung. ERP steht für Enterprise Resource Planning. In diesem System sind im Normalfall fast alle Geschäftsprozesse des Unternehmens abgebildet. Einkauf, Controlling, Produktion, Personal, Qualitätsmanagement, etc.
Dadurch zeigt sich schon, was dieses Projekt so komplex macht. Die tiefe Verwurzelung im Unternehmen und die zahlreichen Abhängigkeiten zwischen den Bereichen und Modulen. Hinzu kommt, dass sich mit der Zeit die Mitarbeiter vielleicht eigene Arbeitsweisen zurechtgelegt haben und so Abweichungen vom Sollprozess entstanden sind.
Das ist ein ganz natürlicher Prozess und fast in jedem Betrieb zu finden. Sind die auferlegten Standards zu kompliziert oder nicht gut erklärt, wird ein Weg gefunden, um ans Ziel zu kommen oder die Aufgabe zu lösen.
Heute darf ich dir 3 wesentliche Erfolgsfaktoren mitgeben, um dein nächstes ERP-Projekt (und auch andere Projekte) in Time, in Scope und in Budget umzusetzen.
1. Projektmanagement
Was völlig logisch erscheint, wird manchmal auf die leichte Schulter genommen. Speziell in unserem Kundenfeld, dem Mittelstand und kleineren Unternehmen, wird diesem Thema nicht genügend Aufmerksamkeit geschenkt.
Projektmanagement klingt nach Administration und nicht gewinnbringenden Tätigkeiten. Für Produktionsbetriebe gleich zwei Dornen im Auge. Fakt ist, dass ein solides Projektmanagement die Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Umstellung oder Einführung darstellt.
Ohne klare, auf die jeweilige Ebene heruntergebrochene, Ziele wissen die Mitarbeiter einfach nicht was zu tun ist. Es braucht Vorgaben und Verbindlichkeit. Die Projektmitarbeiter müssen sich ihrer Rolle bewusst sein und einem Plan folgen, der an übergeordneter Stelle koordiniert wird. Das sind alles Aufgaben des Projektmanagements.
Tipp: Aufgrund der Vielschichtigkeit eines ERP-Projektes empfiehlt es sich ein entsprechendes Projektmanagement-Tool zu nutzen. Es ist eine massive Unterstützung für das Projektmanagement. Wir verwenden hier beispielsweise Microsoft Project. Es gibt aber auch zahlreiche andere Anbieter.
2. Testen, Testen, Testen
Das ist ein spezieller Punkt, wenn es um ERP-Projekte oder Software-Projekte geht. Es werden immer wieder Teilbereiche oder Funktionen von den Programmierern fertiggestellt. Diese müssen dann unmittelbar getestet werden, um herauszufinden, ob sie die gewünschten Ergebnisse liefern.
Wichtig hierbei ist, dass der Test einzelner Funktionen nicht ausreichend ist. Für uns hat es sich als sehr hilfreich herausgestellt, Geschäftsprozesse immer wieder End-to-End zu testen. Wir nennen das Generalproben.
So werden zum Beispiel zum Auftragsabwicklungsprozess alle relevanten Keyuser eingeladen und mindestens ein bzw. mehrere Geschäftsfälle durchgespielt. Im Fall der Auftragsabwicklung könnte das sein:
- Auftragsanlage
- Produktionsplanung
- Produktion und Rückmeldung
- Einlagerung
- Rückmeldung an Kunde
Den Test sollten immer Mitarbeiter ausführen oder zumindest begleiten, die die Tätigkeiten auch tatsächlich ausführen.
Hinweis: es muss im Vorfeld mit den Mitarbeitern unbedingt geklärt werden, wie das neue System aufgesetzt wird. Dazu gibt es im wesentlichen 2 Herangehensweisen:
- Best-Practice / Standard
In diesem Fall ist das Ziel so gut wie möglich mit dem Standard des ERP-Systems auszukommen. Es wird daher geprüft welche Anpassungen des Standards nötig sind, um den Prozess abzuwickeln.
Der Änderungsaufwand sollte dabei so gering wie möglich sein. Das hat den Vorteil, dass Updates der ERP-Software einfacher durchzuführen sind. - Individuell
Hier wird vom aktuellen Prozess ausgegangen und dieser wird im System abgebildet. Der Vorteil hierbei ist, dass die Umstellung für die Nutzer oft geringer ausfällt. Der Nachteil besteht darin, dass umfangreiches Customizing (=Anpassung der Software) dazu führt, dass Upgrades oder Wechsel auf andere Systeme mit hohem Aufwand verbunden sind.
Mitarbeiter tendieren generell eher in die individuelle Variante b. Daher muss vorab geklärt sein, welcher Ansatz verfolgt wird.
Das vielfache Testen hat auch den positiven Effekt, dass die Mitarbeiter mit dem System vertrauter werden. Wenn ihr Feedback beachtet wird, erhöht sich außerdem die Akzeptanz des neuen Systems.
3. Spezifikation und Dokumentation
Je klarer die Spezifikation im Vorfeld, umso weniger Diskussion gibt es während des Projektes. Wie kommt es überhaupt dazu, dass die Vereinbarung, die zu Beginn eigentlich klar war, im Laufe des Projektes zu unterschiedlichen Wahrnehmungen führt?
Die Nutzer haben vom neuen System kein klares Bild und kennen neue, nützliche Funktionen nicht. Während des Projektes werden dann neue Funktionen „entdeckt“, die man dann natürlich gerne haben möchte.
Tipp: vor Auswahl des ERP-Systems am besten einen Demo-Termin vereinbaren und konkret nach neuen oder innovativen Funktionen fragen. Diese können dann im Angebot berücksichtigt werden.
Man wird damit nicht alles abdecken können. Daher macht es durchaus Sinn, sich (zumindest intern) einen zusätzlichen Budgetposten einzuplanen um flexibel auf Änderungen reagieren zu können.
Spezifikationen und Anforderungen sollten auch dokumentiert werden. Hierfür empfiehlt es sich kurze und einfache Standard-Dokumente zu machen. Sie sind nur ein kleiner administrativer Aufwand und sparen im Nachgang viel Zeit und sorgen für klare Verhältnisse.
Wie stehst du zur Umstellung oder Einführung eines ERP-Systems?
Hältst du dich nicht lange mit Planung im Vorfeld auf und möchtest gleich loslegen?
Stehst du vielleicht einer überbordenden Bürokratie gegenüber?
Hast du es schon hinter dir und merkst, dass das Tagesgeschäft immer wieder Lücken des Projekts aufzeigt?
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Martin Posarnig
