Wie entwickelt man NEUE produktive Routinen?

Liebe Unternehmensgestalter, Produktivitäts-Jäger, Macher und Umsetzer!

Entweder man hat ein geschultes Auge oder man analysiert die Kennzahlen und schon stellt man fest, dass Handlungsbedarf besteht. Man sieht, dass die Abläufe nicht optimal sind oder die Zahlen verraten einem, dass es irgendwo Verluste geben muss.

Wenn es um das Thema Optimierung der Geschäftsprozesse geht, kommt man schnell auf die Methoden des Lean Managements und diverse digitale Technologien. Wie du weißt, beschäftigen auch wir bei mpdigital uns vorwiegend mit diesen Themen und unterstützen Unternehmen dabei diese umzusetzen.

Was im Zuge dessen fast immer passiert, ist, dass wir in die bestehenden Routinen der Mitarbeiter eingreifen. Abläufe, die teilweise über Jahre antrainiert wurden, ändern sich plötzlich. Das sorgt nicht nur für Widerstand, sondern auch für Verluste in der Produktivität.

Du kannst das direkt selbst ausprobieren. Falls du, wie 90% der Menschen, Rechtshänder bist, dann hältst du die Gabel in der linken und das Messer in der rechten Hand. Versuche das beim nächsten Essen zu vertauschen. Du wirst sehen, wie ungewohnt sich das anfühlt. So geht es den Mitarbeitern auch oft.

Während das Üben mit dem umgekehrten Besteck deine Produktivität nur gering beeinflussen wird, können Prozessänderungen im Betrieb deine Ergebnisse nachhaltig und massiv verbessern. Also zahlt es sich aus, aus den geänderten Abläufen neue Routinen zu entwickeln.

Warum Routinen? Weil gewohnte Prozesse die Geschwindigkeit und Genauigkeit erhöhen. So erzielst du eine höhere Produktivität. Bis sich alle Handgriffe zu einer Routine entwickeln brauchen wir Motivation es anzugehen und Disziplin uns an den Ablauf zu halten. Nach einiger Zeit entwickeln wir einen Automatismus und werden besser. Motivation verbraucht sich, deshalb muss sich unsere Disziplin zur Routine entwickeln.

Aber wie schaffen wir diese Umstellung? Was können wir tun um neue, produktive Routinen zu entwickeln? Hier die 3 Schritte:

Egal was du änderst, fang mit etwas Kleinem an. Wenn du den gesamten Prozess auf einmal änderst, wird es schwieriger zu üben. Je kleiner die Schritte der Veränderung sind, umso einfacher sind sie umzusetzen.

Wenn du keine Ahnung vom Tanzen hast und dann einen Tango tanzen sollst, kannst du dir das nicht vorstellen. Also startest du mit dem Grundschritt und wiederholst in hunderte Male. Dann fügst du eine Drehung hinzu und wiederholst auch diese hunderte Male. So geht es weiter bis zur perfekten Choreografie.

Beispiel aus der Praxis: Die Einführung von digitalem Shopfloormanagement. Ein neues tägliches Meeting, neue Inhalte, neue Fragen, ein neues System und neue Folgeprozesse, die daraus entstehen. Alles auf einmal, kann dein Team überwältigen und dadurch nehmt ihr keine Fahrt auf.

Macht eine Woche lang einfach nur ein Daily Standup in dem ihr die 3 wichtigsten Punkte besprecht. Dann richtet euch eine Tafel mit einfachen Papier ein (für Vorlagen kontiert uns gerne). Entwickelt dann eine gewisse Routine und startet dann mit dem digitalen Shopfloorboard.

Mach langsam. Ich glaube, dass ist der beste Tipp, den es gibt. Wir haben alle das Ziel die Projekte so schnell wie möglich umzusetzen. Dagegen ist nichts einzuwenden. Was völlig kontraintuitiv wirkt wird euch dabei helfen ein konstantes Momentum aufzubauen und immer besser zu werden.

Du kannst es mit einem Marathon vergleichen. Wenn du schnell losläufst, bist du vielleicht für kurze Zeit voran. Die Läufer, die sich das Rennen einteilen werden, dich aber ziemlich sicher bald überholen. Die Geschwindigkeit über die gesamte Distanz nimmt bei guten Läufern kontinuierlich zu.

Beispiel aus der Praxis: Du implementierst eine neue, teilautomatische Verschraubungsstation in deine Fertigungslinie. Der intelligente Schrauber prüft die Anzahl der Verschraubungen und übermittelt das Drehmoment direkt an das MES. Gib jedem Mitarbeiter die Zeit mit dem neuen Werkzeug zu lernen. Langsam und schrittweise. Mit der Sicherheit kommt die Geschwindigkeit von alleine.

Wiederholung ist King. Wir alle lernen durch Wiederholung. Wenn wir einen oder wenige Teilschritte eines Prozesses herausnehmen, diesen langsam einstudieren und dann zahlreich wiederholen, werden wir zu Spezialisten. Es ist völlig egal ob es dabei um die Bedienung einer Maschine, der Einlagerung von Material im Lager oder ein Verkaufsgespräch geht.

Beispiele aus der Praxis: was uns natürlich sofort einfällt sind die zahlreichen Mitarbeiterinnen am Fließband, die nur wenige Handgriffe machen und diese in einer Geschwindigkeit, die wir uns kaum erklären können. Und ja, das ist ebenso ein Ergebnis von SSR.

Auch in der Einzelfertigung kommt es auf produktive Routinen an. Eine Tischlerei, die Einzelstücke anfertigt, ist produktiver, wenn der Mitarbeiter an der Säge die wesentlichen Parameter kennt und die Einstellungen routiniert vornimmt.

Wir können von unseren bewährten Routinen zu neuen effizienteren Routinen kommen wenn wir die SSR-Methode anwenden:

Slice it
Slow it
Repeat it

Wie schafft ihr neue, bessere Routinen in eurem Unternehmen?
Routinen gibt es bei uns nicht weil…
Wir versuchen Routinen bewusst zu unterbinden, weil…
Bei uns ist alles ganz anders…

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Martin Posarnig